Tööprotsesside automatiseerimine tasub end ära, kui töö kordub tihti, käib iga kord samamoodi ja info on juba digitaalne. Kui töö nõuab iga kord uut otsust, on kasu väiksem. Allolevate kuue küsimusega saad paari minutiga hinnata, kas sinu töö vastab neile tingimustele.
Tööprotsesside automatiseerimine: kuidas kasutada?
Tööprotsesside automatiseerimine ei sobi igale tööle. Mõni töö tasub end ära juba paari kuuga, teise puhul kulub lahenduse ehitamisele rohkem raha, kui see kunagi säästab. Vahet on lihtne teha, kui vaatad tööd õigete küsimuste läbi.
Vali üks konkreetne töö, mida sinu ettevõttes regulaarselt tehakse, näiteks arvete sisestamine, tellimuste ülekandmine või kuuaruande kokkupanek. Vasta iga küsimuse juures ausalt „jah“ või „ei“. Lõpus on juhis, mida sinu vastused tähendavad.
Kas töö kordub vähemalt kord nädalas?
Mida sagedamini töö kordub, seda rohkem aega säästad. Töö, mis tuleb ette iga päev, kordub aastas üle 200 korra. Kuuaruanne kordub 12 korda ja aastaaruanne ainult korra.
Sagedus on oluline ka seepärast, et iga kord, kui keegi tööd käsitsi teeb, on võimalus eksida. Igapäevane andmete ülekandmine e-poest raamatupidamisse kogub aasta jooksul rohkem vigu kui töö, mida tehakse paar korda aastas.
Erand on harv, aga väga pikk töö. Kui kuuaruande kokkupanek võtab terve päeva, võib see olla hea kandidaat ka siis, kui see kordub ainult kord kuus.
„Jah“ tähendab, et säästetud aeg koguneb kiiresti. „Ei“ tähendab, et töö peab olema väga pikk, et automatiseerimine end ära tasuks.
Kas see käib iga kord samamoodi?
Töövoog ehk järjest tehtavad sammud, mida süsteem sinu eest teeb, vajab selgeid reegleid. Kui tellimus tuleb, kanna see tabelisse. Kui arve tähtaeg on möödas, saada meeldetuletus. Mida vähem on erandeid, seda lihtsam ja odavam on lahendus.
Ilusalongi broneeringu kinnitus käib iga kord samamoodi ja sobib hästi. Eritellimusel mööbli hinnapakkumine, kus iga klient soovib erinevaid asju, nii väga ei sobi. Selle puhul saab automatiseerida ainult osa, näiteks päringu andmete kogumise ühte tabelisse.
Tänapäeval saab AI ehk tehisintellekt hakkama ka mõningase erinevusega, näiteks loeb andmeid erineva kujundusega arvetelt. Otsused, mis nõuavad kogemust ja hinnangut, jäävad siiski inimesele.
„Jah“ tähendab, et tööd saab anda süsteemile peaaegu tervikuna. „Ei“ tähendab, et esmalt tasub töö reeglid paika panna või automatiseerida ainult selle korduv osa.
Kas info on digitaalne?
Süsteem saab töötada ainult infoga, mis on kuskil digitaalselt olemas: e-kirjas, tabelis, e-poes, raamatupidamisprogrammis või veebivormis. Kui info on paberil, telefonikõnes või kellegi peas, tuleb see enne digitaalseks muuta.
Remondifirmas, kus töökäsud kirjutatakse paberile, ei saa töö seisu automaatselt kliendile saata. Kui töökäsk sisestatakse aga lihtsasse veebivormi, saab see sealt juba edasi liikuda. Vahel on just see esimene samm kõige suurem võit.
Kui digitaalses infos on klientide isikuandmeid, tasub vaadata üle ka Andmekaitse Inspektsiooni juhised, et teaksid, kuidas neid andmeid töövoos hoida.
„Jah“ tähendab, et automatiseerimist saab alustada kohe. „Ei“ tähendab, et esimene samm on info digitaalseks muutmine, alles siis on mõtet töövoogu ehitada.
Kas töö võtab kokku üle 2 tunni nädalas?
Pane kirja, kui kaua töö korraga aega võtab ja mitu korda nädalas seda tehakse. Kaks tundi nädalas tähendab aastas ligi 100 tundi. See on rohkem kui kaks täistöönädalat, mis kulub ühele ja samale korduvale tööle.
Võrdle seda kuluga. Lihtsam töövoog maksab 300–800€ ja valmib 2–5 päevaga. Kui töö võtab nädalas üle kahe tunni, tasub selline töövoog end tavaliselt ära mõne kuuga. Täpsemalt saad hinnast lugeda postitusest Automatiseerimise hind: Kui palju maksab tööprotsesside automatiseerimine?.
Kui töö võtab nädalas vaid paarkümmend minutit, ei pruugi automatiseerimine ainuüksi aja pärast end ära tasuda. Siis loevad rohkem järgmised küsimused.
„Jah“ tähendab, et ajasääst üksi tasub automatiseerimise ära. „Ei“ tähendab, et otsus sõltub sellest, kui palju vead ja viivitused sulle maksavad.
Kas vead maksavad sulle midagi?
Aeg ei ole ainus kulu. Valesti sisestatud summa, unustatud meeldetuletus või kaks korda saadetud arve maksavad raha, aega ja kliendi usaldust. Käsitsi tehes tekivad sellised vead kõige sagedamini just korduvates ja igavates töödes.
E-poes võib vale laoseis tähendada, et müüd toodet, mida laos enam ei ole. Raamatupidamisbüroos võib valesti kantud arve tähendada parandusi ja ebameeldivat kõnet kliendiga. Kui sellised vead on sulle tuttavad, on automatiseerimisel lisaks ajasäästule ka teine väärtus. Kliinikus võib unustatud meeldetuletus tähendada tühja aega graafikus, sest klient ei tulnud kohale. Selline kaotus ei paista aruandes välja, aga see on päris raha.
„Jah“ tähendab, et automatiseerimine võib tasuda end ära ka siis, kui töö ise võtab vähe aega. „Ei“ tähendab, et otsustad peamiselt ajasäästu järgi.
Kas keegi saab tulemuse üle vaadata?
Ka hea töövoog vajab alguses kontrolli. Esimestel nädalatel tasub tulemust võrrelda sellega, mis käsitsi tehes oleks tulnud. Nii näed, kas süsteem teeb õiget asja, ja saad vead parandada enne, kui need kliendini jõuavad.
Hiljem piisab sageli erandite ülevaatamisest. Näiteks kinnitab raamatupidaja ainult need arved, kus süsteem pole kindel. Oluline on, et ettevõttes oleks keegi, kes teab, mida töövoog teeb, ja märkab, kui midagi läheb valesti.
Kui sellist inimest ettevõttes pole, ei ole automatiseerimine siiski välistatud. Siis tasub võtta juurde hooldus, mis maksab 50–200€ kuus ja mille käigus keegi teine jälgib, et töövoog töötab.
„Jah“ tähendab, et saad automatiseerimise rahulikult kasutusele võtta. „Ei“ tähendab, et enne alustamist tasub otsustada, kes tulemust jälgib.
Mida teha, kui vastasid enamikule „jah“?
Kui vastasid neljale või rohkemale küsimusele „jah“, on sinu töö hea kandidaat automatiseerimiseks. Kui vastasid „jah“ kahele või kolmele küsimusele, tasub automatiseerida ainult töö kõige selgemat osa või panna kõigepealt paika protsessi reeglid. Kui „jah“ vastuseid oli üks või mitte ühtegi, on sinu aeg praegu tõenäoliselt mujal paremini kasutatud.
Hea kandidaadi puhul kirjuta üles töö sammud nii, nagu neid praegu tehakse, ja märgi juurde, kui kaua iga samm võtab. Selle nimekirjaga on lihtne arutada, mida täpselt automatiseerida ja mis see maksma läheb. Kui sul on mitu sobivat tööd, vaata ka postitust Äriprotsesside automatiseerimine: ettevõtte suurimad ajaraiskajad ja lahendused.
Vasta kõigile kuuele küsimusele. Vastatud 0/6.
Millest alustada?
Vali sel nädalal üks töö ja vasta selle kohta kuuele küsimusele. Kui tulemus on neli või rohkem „jah“ vastust, pane kirja, kui kaua see töö nädalas võtab. Selle numbriga saad kohe arvutada, kui palju aega automatiseerimine sulle tagasi annaks. Seejärel broneeri tasuta 30-minutiline konsultatsioon, kus vaatame koos üle, kas tööprotsesside automatiseerimine sobib just selle töö jaoks ja mis see maksaks.
Ajasäästu kalkulaator
Avalehel saad arvutada, kui palju aega see sul kokku võtab.
