Turundusmeistris võttis üks kuuaruanne varem umbes 3 tundi, nüüd 25 minutit. Blogipostituse ettevalmistamine lühenes 3 tunnilt 15 minutile. Aruannete automatiseerimine ja blogi töövoog teevad andmete kogumise ja mustandi valmis, inimene loeb tulemuse läbi ja kinnitab selle. See on AIgentsi esimene kliendilugu ja klient on meie kaasasutaja enda ettevõte.
Aruannete automatiseerimine: miks alustasime iseendast?
Aruannete automatiseerimine oli üks esimesi töid, mille me AIgentsis tegime, ja tegime selle iseenda peal. Turundusmeister OÜ on AIgentsi kaasasutaja Kertu Mikko turundusettevõte, mis teeb Eesti ja Soome ettevõtetele Meta reklaame ehk reklaame Facebookis ja Instagramis. Seega on see kliendilugu natuke eriline: klient ja tegija on osaliselt samad inimesed.
Just seepärast tahame seda lugu jagada. Enne kui pakume automatiseerimist teistele, tahtsime ise näha, kui palju aega see päriselt vabastab. Allpool on kirjas, mis oli probleem, mida automatiseerisime ja millised olid numbrid enne ja pärast.
Mis oli probleem?
Iga kuu lõpus tuli iga kliendi kohta koostada aruanne. Selleks tuli reklaamikontolt andmed välja võtta, võrrelda neid eelmise kuuga ning kirjutada järeldused ja soovitused. Ühe aruande peale kulus umbes 3 tundi. Kõik aruanded kokku võtsid kuu lõpus terve päeva.
Blogiga oli teine mure. Iga postituse jaoks tuli teha märksõnauuring, kirjutada tekst, teha pildid ja panna postitus kodulehele. Ühe postituse peale kulus umbes 3 tundi. Kuna klienditöö oli alati esikohal, ilmusid postitused ainult siis, kui aega üle jäi, ja seda juhtus harva.
Mõlemad tööd olid korduvad ja käisid iga kord samamoodi. Just sellised tööd sobivad automatiseerimiseks kõige paremini, sest neil on selged sammud ja selge tulemus.
Mida automatiseerisime?
Automatiseerisime kaks tööd ja ehitasime kummagi jaoks oma töövoo ehk järjest tehtavad sammud, mida süsteem sinu eest teeb.
Kuuaruande töövoog kogub reklaamiandmed automaatselt kokku, võrdleb neid eelmise kuuga, koostab aruande mustandi koos järelduste ja soovitustega ning salvestab selle õigesse kausta. Selleks kasutame tööriistu n8n, Claude, Supabase, Google Drive ja Meta Ads.
Blogi töövoog teeb märksõnauuringu, kirjutab postituse mustandi, loob pildid ja laeb postituse kodulehele mustandina üles. Selleks kasutame tööriistu n8n, Claude, Supabase, GitHub, Gotenberg ja WordPress. n8n on tööriist, mis ühendab eri programme ja paneb need kindlas järjekorras tööle.
Mida kuuaruanne sisaldab?
Aruanne näitab kliendile lühidalt, kuidas reklaamid eelmisel kuul töötasid: kui palju raha kulus, mida selle eest saadi ja kuidas tulemused võrreldes eelmise kuuga muutusid. Lõpus on järeldused ja soovitused järgmiseks kuuks.
Varem pani turundaja kõik need numbrid käsitsi kokku. Nüüd on need aruande mustandis juba olemas ja inimene keskendub sellele, mida numbrid tähendavad ja mida kliendile soovitada.
Kuidas blogi töövoog postituse valmis teeb?
Blogi töövoog liigub teemast mustandini nelja sammuga. Kõigepealt leiab see teema jaoks märksõnad ehk sõnad, mida inimesed Google'isse kirjutavad. Seejärel kirjutab töövoog postituse mustandi. Nii on tekst lugemiseks valmis juba enne, kui inimene sellega tegelema hakkab.
Kolmandaks loob töövoog postitusele kaanepildi ja kaks sisupilti. Neljandaks laeb see postituse kodulehele mustandina. Viimane samm jääb alati inimesele: postitus avaldatakse alles siis, kui see on üle vaadatud.
Kuuaruanne: enne umbes 3 tundi, nüüd 25 minutit. Blogipostitus: enne umbes 3 tundi, nüüd 15 minutit.
Mis jäi inimese teha?
Kumbki töövoog ei avalda midagi ise. Aruanne jõuab kliendini alles siis, kui inimene on selle läbi lugenud, vajaduse korral oma märkused lisanud ja kinnitanud. Blogipostitus jääb kodulehel mustandiks seni, kuni inimene selle üle vaatab ja avaldab.
See oli teadlik valik. Aruandes on numbrid ja soovitused, mille eest vastutab turundaja, mitte masin. Blogipostituses peab hääl olema õige ja faktid kontrollitud. Masin teeb ära korduva osa, inimene otsustab.
Selline jaotus on ka põhjus, miks 25 ja 15 minutit ei ole null. See aeg kulub just läbilugemisele, parandustele ja kinnitamisele, ehk tööle, mida tasubki inimesel teha.
Mis muutus pärast automatiseerimist?
Kõige suurem muutus on see, et kuu lõpp ei ole enam aruannete päev. Aruanded on õige kuupäeva hommikuks valmis ja ootavad ülevaatamist. Iga aruande pealt säästetakse umbes 2 tundi ja 35 minutit.
Blogi puhul on muutus veel suurem. Iga postituse pealt säästetakse umbes 2 tundi ja 45 minutit ning postitused ilmuvad nüüd regulaarselt, mitte siis, kui aega üle jääb. Regulaarne blogi aitab kodulehel otsingus paremini silma paista ja annab klientidele põhjuse tagasi tulla.
Turundusmeistris tehakse kuus kolm kuuaruannet ja neli blogipostitust. Kokku tähendab see umbes 7 tundi ja 45 minutit säästetud aega aruannetelt ning 11 tundi blogilt ehk ligi 19 tundi kuus.
Mida Kertu ütleb?
„Varem kulus iga kuu lõpus terve päev aruannete koostamise peale ning blogipostitusi jõudsin kirjutada täpselt nii palju, kui klientidega tegelemisest aega üle jäi, ja seda ei olnud just palju. Tänu automatiseerimisele on aruanded õige kuupäeva hommikuks valmis ja uued blogipostitused ilmuvad regulaarselt. Mina pean kõik ainult läbi lugema ja kinnitama.“
Kõige kallim töö on see, mida keegi pole kunagi mõõtnud. Kui me poleks enne kirja pannud, et üks aruanne võtab 3 tundi, poleks meil ka praegu millegagi võrrelda.
Kellele sarnane lahendus sobib?
Kuuaruande töövoog sobib igale ettevõttele, kes koostab regulaarselt sama ülesehitusega aruandeid. Näiteks raamatupidamisbüroo, mis saadab klientidele kuuülevaateid, või e-pood, mille omanik tahab iga kuu näha müüki ja laoseisu ühes kohas.
Oluline on, et andmed oleksid juba digitaalsed ja aruanne näeks igal kuul ühesugune välja. Kui iga aruanne on täiesti erinev, saab automatiseerida ainult osa tööst, näiteks andmete kokku kogumise.
Mida sellest loost õppida?
Esiteks, alusta tööst, mis kordub ja käib iga kord samamoodi. Kuuaruanne ja blogipostitus on head näited, sest sammud on alati samad, muutuvad ainult andmed ja teema.
Teiseks, mõõda aega enne ja pärast. Ilma algse numbrita on raske öelda, kas automatiseerimine end ära tasus.
Kolmandaks, jäta inimene otsustajaks. Töövoog võib teha suurema osa tööst, aga kinnitamine ja vastutus jäävad inimesele. Nii saad kasutada automatiseerimist ka seal, kus vead oleksid kallid. Kui tahad oma tööd samamoodi hinnata, aitab sind postitus Kas sinu tööprotsessi tasub automatiseerida? Kuue küsimusega kontroll.
Millest alustada?
Vali välja üks töö, mida teed iga kuu või iga nädal samamoodi, näiteks aruanne, kokkuvõte või kliendikiri. Pane järgmine kord kirja, kui kaua see algusest lõpuni võtab, nagu meie panime kirja oma 3 tundi aruande peale. Selle numbriga saad hinnata, kas aruannete automatiseerimine või mõni teine töövoog sinu ettevõttes end ära tasuks. Kui tahad seda koos arutada, saad broneerida tasuta 30-minutilise konsultatsiooni.
Ajasäästu kalkulaator
Avalehel saad arvutada, kui palju aega see sul kokku võtab.
