Automatiseerimise hind sõltub sellest, kui keeruline on töövoog. Lihtsam töövoog maksab 300–800€ ja valmib 2–5 päevaga, keerukam lahendus algab 1000 eurost ja valmib 2–4 nädalaga. Hooldus on valikuline ja maksab 50–200€ kuus. Hind lepitakse kokku enne töö algust, nii et tead kulu ette.
Miks on hinda raske ette öelda?
Automatiseerimise hind on üks esimesi küsimusi, mida ettevõtte omanik küsib, ja see on õige küsimus. Probleem on selles, et paljud pakkujad vastavad sellele „oleneb“ ja jätavad sinu ilma igasuguse raamita. Nii on raske otsustada, kas üldse tasub edasi rääkida.
Tegelikult saab hinna jagada paariks selgeks vahemikuks. Kõige rohkem mõjutab hinda see, kui mitu süsteemi on omavahel seotud, kui palju on erandeid ja kas töövoog peab lugema vabas vormis teksti, näiteks erineva kujundusega arveid. Allpool on need vahemikud lahti seletatud koos näidetega, mida iga summa eest saad.
Mida saad 300–800 euro eest?
Lihtsam töövoog ehk järjest tehtavad sammud, mida süsteem sinu eest teeb, lahendab ühe selge ülesande. Tavaliselt on sellega seotud üks või kaks süsteemi ja reeglid on selged: kui juhtub see, tee too. Selline töö valmib 2–5 päevaga ja maksab 300–800€.
Hinna sees on töövoo ehitamine, testimine sinu päris andmetega ja üleandmine koos lühikese selgitusega, kuidas see töötab. Ilusalong võib näiteks saata iga broneeringu järel kinnituse ja päev enne aega meeldetuletuse. E-pood võib kanda uued tellimused automaatselt tabelisse või raamatupidamisprogrammi. Raamatupidamisbüroo võib saata igale kliendile kuu alguses meeldetuletuse, et dokumendid on vaja esitada.
Selle vahemiku sees sõltub hind peamiselt sellest, kui palju on erandeid. Töövoog, mis teeb iga kord täpselt sama asja, jääb vahemiku alumisse otsa. Kui on vaja arvestada mitme tingimusega, liigub hind ülespoole.
Alusta ühest korduvast tööst, millel on selged reeglid, näiteks broneeringu kinnitusest või tellimuse andmete ülekandmisest.
Millal läheb automatiseerimine kallimaks?
Keerukam lahendus algab 1000 eurost ja valmib 2–4 nädalaga. Sellesse vahemikku jõuad tavaliselt siis, kui töövooge on mitu, need on omavahel seotud või kui süsteeme on rohkem kui kaks. Lõplik hind selgub pärast seda, kui töömaht on koos läbi vaadatud.
Kallimaks muudab töö ka see, kui süsteem peab tegema otsuseid. Näiteks raamatupidamisbüroo, kuhu saabub iga kuu sadu eri kujundusega arveid, vajab lahendust, mis loeb arvelt välja hankija, summa ja kuupäeva ning märgib kahtlased juhtumid inimesele üle vaatamiseks. Sellise AI-komponendi ehitamine ja testimine võtab rohkem aega kui lihtne andmete ülekandmine.
Kolmas põhjus on vanad või suletud süsteemid. Kui programmil ei ole liidest ehk API-t, mille kaudu teised süsteemid saavad sellega andmeid vahetada, tuleb leida teine tee. See on tehtav, aga võtab rohkem aega.
Mitu omavahel seotud tööd, näiteks arvete lugemine, raamatupidamisse kandmine ja kuu lõpu aruanne, mis ehitatakse üheks tervikuks.
Kas hoolduse eest peab maksma?
Hooldus on valikuline ja maksab 50–200€ kuus. Selle sisse kuuluvad töövoo jälgimine, vigade parandamine ja kokkulepitud mahus muudatused. Kui midagi katki läheb, ei pea sa ise otsima, kus viga on.
Hooldust on vaja eelkõige siis, kui töövoog sõltub välistest süsteemidest. E-poe platvorm, raamatupidamisprogramm või e-posti teenus muudavad aeg-ajalt oma seadistusi ja siis võib töövoog vajada kohendamist. Kui sinu töövoog on lihtne ja süsteemid muutuvad harva, võid hoolduseta hakkama saada ja tellida abi ainult siis, kui seda vaja on.
Hoolduse hind sõltub sellest, mitu töövoogu sul on ja kui sageli neid tuleb muuta. Täpne summa lepitakse kokku koos töövoo hinnaga, nii tead ette, milline on sinu kulu kuus.
Töövoogudele, millest sõltub igapäevane töö, näiteks tellimuste või arvete liikumisele, tasub hooldus juurde võtta, harva kasutatavatele mitte.
Automatiseerimise hind: millest see koosneb?
Hind ei koosne ainult tehnilisest tööst. Kõigepealt kaardistatakse, kuidas tööd praegu tehakse, sest see aitab vältida olukorda, kus automatiseeritakse vale asja. Seejärel töövoog ehitatakse, testitakse päris andmetega ja antakse sulle üle.
Lisaks võivad tulla kasutatavate tööriistade kuutasud. Paljud automatiseerimise tööriistad, näiteks Zapier või n8n, küsivad kuutasu vastavalt sellele, kui palju töövoog käivitub. Need kulud sõltuvad valitud lahendusest ja räägitakse läbi enne töö algust.
Arvesta ka oma ajaga. Kaardistamisel ja testimisel on vaja sinu või su töötaja abi, tavaliselt mõnda lühikest kohtumist ja päris andmete näiteid. Mida selgemalt oskad kirjeldada, kuidas tööd praegu tehakse, seda kiiremini töövoog valmib.
Odavaim pakkumine ei ole alati kõige odavam. Kui töövoog ehitatakse ilma testimiseta või keegi ei selgita, kuidas see töötab, kulub hiljem väga palju aega vigade otsimisele. Seepärast küsi alati, kas testimine ja üleandmine on hinna sees.
| Lihtsam töövoog | Keerukam lahendus | Hooldus | |
|---|---|---|---|
| Hind | 300–800€ | alates 1000€ | 50–200€ kuus |
| Valmimise aeg | 2–5 päeva | 2–4 nädalat | jooksev |
| Sobib | üks selge korduv töö | mitu seotud tööd või AI-komponent | töövood, millest sõltub igapäevane töö |
Küsi pakkujalt alati, mis on hinna sees ja millised on jooksvad kulud, et hiljem ei tekiks üllatusi.
Kuidas arvutada, kas see tasub end ära?
Kõige lihtsam on võrrelda töövoo hinda sellega, kui palju aega käsitsi tegemine praegu võtab. Oletame, et töö võtab näiteks neli tundi nädalas ehk umbes 16 tundi kuus. Kui tööaja hind on näiteks 20€ tunnis, kulub sellele kuus umbes 320€. Siis tasub 600-eurone töövoog end ära umbes kahe kuuga.
Arvesse tasub võtta ka seda, mida ei ole nii lihtne mõõta: vähem vigu, kiirem vastus kliendile ja aeg, mida saad kasutada muudeks tegevusteks. Kui töötaja ei pea enam iga päev tellimusi ümber tõstma, jääb tal rohkem aega klientidega suhtlemiseks. Samas ei tasu iga automatiseerimine end ka ära. Kui töö võtab kuus vaid pool tundi, jääb käsitsi tegemine odavamaks.
Kõige kallim automatiseerimine on see, mida ei tehtud, sest keegi ei mõõtnud, kui palju aega käsitsi tegemine võtab. Kui tahad oma tööprotsessi enne hinnapakkumist ise läbi mõelda, aitab sind Kas sinu tööprotsessi tasub automatiseerida? Kuue küsimusega kontroll.
Tööd, mis võtavad nädalas vähemalt paar tundi ja korduvad kuust kuusse. Sellised tööd tasuvad end kõige kiiremini ära.
Millest alustada?
Vali välja üks töö, mis kordub kõige sagedamini, ja pane sel nädalal kirja, mitu korda see ette tuleb ja kui kaua see aega võtab. Selle numbriga saad kohe arvutada, kui palju aega ja raha see sul kuus võtab. Kui ei tea, millest alustada, loe enne ettevõtte suurimatest ajaraiskajatest. Seejärel broneeri tasuta 30-minutiline konsultatsioon, kus vaatame koos üle, kas töövoog sobib ja mis oleks selle automatiseerimise hind. Automatiseerimise hind lepitakse alati kokku enne töö algust.
Arvuta, millal see end ära tasub
tunnid × tunnihind × nädalad, eeldusel et lahendus võtab üle 70% tööst
