Väikeettevõtte suurimad ajaraiskajad on tavaliselt andmete käsitsi ümbertõstmine, korduvad e-kirjad, arvete sisestamine, aruannete kokkupanek ja meeldetuletused. Need tööd korduvad iga päev või nädal ning järgivad samu reegleid. Äriprotsesside automatiseerimine tähendab, et süsteem teeb rutiinse osa ära ja sina kontrollid ainult erandeid.
Kuidas aru saada, kus sinu ettevõttes aeg kaob?
Äriprotsesside automatiseerimine algab sellest, et leiad üles tööd, mis aega söövad. Need ei ole enamasti suured ja silmatorkavad ülesanded. Need on väikesed toimingud, mis võtavad korraga viis või kümme minutit, aga korduvad mitu korda päevas. Nädala lõpuks on need võtnud aega tunde, mida keegi eraldi kirja ei pane.
Hea märk on see, kui sama tööd tehakse iga kord samamoodi. Kopeerid andmed ühest kohast teise, kirjutad uuele kliendile sama vastuse või paned kokku tabeli, mis näeb igal kuul ühesugune välja. Kui tööl on selged reeglid, saab selle tavaliselt automatiseerida. Allpool on viis kohta, kus väikeettevõttes aeg kõige sagedamini kaob.
Miks andmete ümbertõstmine nii palju aega võtab?
Paljudes väikeettevõtetes on andmed mitmes kohas korraga: e-poes, raamatupidamisprogrammis, tabelis ja kliendihaldustarkvaras ehk CRM-is. Kui need süsteemid omavahel ei suhtle, tõstab keegi andmeid käsitsi ühest kohast teise. See on aeglane ja üksluine töö, kus väike trükiviga jõuab kergesti mitmesse kohta.
Võtame näiteks e-poe, kus iga tellimus tuleb eraldi kanda laoarvestusse ja raamatupidamisse. Kui see võtab umbes kolm minutit tellimuse kohta, kulub kahekümne tellimusega päeval selleks juba tund. Lisaks tekib oht, et laoseis tabelis ja kaup riiulil ei lähe omavahel kokku.
Selline töö on ka halvasti nähtav. Keegi ei kirjuta tööaja tabelisse rida „kopeerisin andmeid“, see on lihtsalt osa päevast. Kõige kallim töö on see, mida keegi pole kunagi mõõtnud, sest selle hind on peidetud tavalise tööpäeva sisse.
Uus tellimus liigub e-poest automaatselt laoarvestusse ja raamatupidamisse, sina näed ainult neid tellimusi, kus midagi ei klapi.
Kuidas korduvatele e-kirjadele kiiremini vastata?
Iga ettevõte saab samu küsimusi ikka ja jälle. Millal tellimus kohale jõuab, kas aeg on kinnitatud, kuhu arve saata. Ühele kirjale vastamine võtab vähe aega, aga need kirjad katkestavad pidevalt muud tööd.
Kliinikus või ilusalongis kulub palju aega aegade kinnitamisele ja meeldetuletustele. Iga uus broneering võib saata kliendile kohe kinnituse ja päev enne aega meeldetuletuse, ilma et keegi peaks kalendrit jälgima. Remondifirmas küsivad kliendid, mis seisus nende töö on. Kui vastus tuleb alati samast infost, saab selle saata automaatselt ja õigel ajal.
Automaatne kiri ei tähenda külma ja isikupäratut suhtlust. Kirja teksti kirjutad sina, süsteem saadab selle lihtsalt õigel hetkel. Keerulisemad küsimused jõuavad endiselt sinuni. Kui kirjades liiguvad klientide isikuandmed, tasub üle vaadata ka Andmekaitse Inspektsiooni juhised.
Broneeringu kinnitus, meeldetuletus ja tellimuse olek saadetakse kliendile automaatselt, sina vastad ainult kirjadele, mis vajavad päris inimest.
Miks arvete käsitsi sisestamine vigu tekitab?
Ostuarved saabuvad e-kirjaga PDF-failina, igaüks veidi erineva kujundusega. Keegi peab need avama, leidma õiged numbrid ja kandma need raamatupidamisprogrammi. Väsinud silm vahetab kergesti kaks numbrit või jätab mõne arve sootuks sisestamata.
Raamatupidamisbüroos, kus kliente on mitukümmend, on see üks suuremaid ajakulusid. Väiksemas ettevõttes teeb seda tihti omanik ise õhtuti. Arvete andmed on aga hästi struktureeritud: hankija, summa, kuupäev ja käibemaks. Seetõttu sobivad need automatiseerimiseks hästi.
Arvete puhul tasub silma peal hoida ka e-arvetel ehk masinloetavatel arvetel. Alates 1. juulist 2025 võib ettevõte nõuda tehingupartnerilt e-arvet ning arutelu üldise kohustuse üle käib edasi (ERR: kohustuslikud e-arved ja ettevõtjate kulud). Mida rohkem arveid tuleb masinloetaval kujul, seda lihtsam on nende töötlemist automatiseerida.
Arvete andmed loetakse e-kirjast välja ja kantakse raamatupidamisse, sina kinnitad ainult erandid.
Miks aruannete kokkupanek nii kaua võtab?
Kuu lõpus tahad teada, kui palju müüdi, mis on laos ja kes on arve maksmata jätnud. Selleks kogutakse numbrid mitmest süsteemist kokku, kopeeritakse tabelisse ja vormistatakse. Sama aruanne näeb igal kuul ühesugune välja, aga selle kokkupanek võtab ikka mitu tundi.
Probleem ei ole ainult ajas. Kui aruanne valmib alles kuu lõpus, tulevad ka otsused hiljem, kui võiks. Automaatne aruanne võib jõuda postkasti näiteks igal esmaspäeva hommikul, nii et näed muutusi juba nädala jooksul, mitte tagantjärele.
Aruande automatiseerimine ei tähenda, et pead oma tabelist loobuma. Sageli jääb vorm samaks ja muutub ainult see, kes numbrid sinna kannab. Raamatupidamisbüroo saab näiteks saata igale kliendile sama ülesehitusega kuuülevaate, ilma et keegi peaks seda iga kord nullist koostama.
Numbrid kogutakse kõigist süsteemidest ühte aruandesse ja see saadetakse sulle kindlal päeval, ilma et keegi peaks tabelit käsitsi täitma.
Kuidas meeldetuletused ise käima panna?
Osa ajast ei kulu ainult tööle endale, vaid ka selle meelespidamisele. Kas klient maksis arve ära? Kas mõni leping hakkab lõppema? Kas laos on mõni toode otsa saamas? Kui need küsimused elavad ainult kellegi peas, jääb midagi varem või hiljem kahe silma vahele.
Meeldetuletus on üks lihtsamaid töövooge ehk järjest tehtavaid samme, mida süsteem sinu eest teeb. Süsteem jälgib tähtaegu ja andmeid ning saadab teavituse õigele inimesele, kui midagi vajab tähelepanu. Nii ei pea keegi iga päev nimekirju üle vaatama.
Remondifirmas võib see tähendada teavitust, kui tööga pole kolm päeva pärast tellimust alustatud. E-poes võib see olla teade, kui populaarse toote laoseis langeb alla kümne. Need on väikesed asjad, kuid just nende pärast helistavad kliendid ja küsivad, mis toimub.
Süsteem jälgib maksetähtaegu, lepingute lõppu ja laoseisu ning saadab teavituse siis, kui on vaja tegutseda.
Äriprotsesside automatiseerimine: millal see end ära ei tasu?
Automatiseerimine ei ole alati õige lahendus. Kui töö tuleb ette paar korda aastas või on iga kord erinev, kulub lahenduse ehitamisele rohkem aega, kui see kunagi säästab. Samuti ei tasu automatiseerida protsessi, mis on veel segane. Kõigepealt pane paika, kuidas tööd tehakse, alles siis saab selle süsteemile anda.
Hea rusikareegel on võrrelda kulu ja säästu. Lihtsam töövoog maksab 300–800€ ja valmib 2–5 päevaga. Kui see säästab näiteks kolm tundi nädalas, tasub see end ära mõne kuuga. Kui töö võtab kuus vaid pool tundi, võib käsitsi tegemine jääda odavamaks. Seotud teema: Kui palju maksab tööprotsesside automatiseerimine?
Levinud viga on alustada kõige keerulisemast protsessist. Parem on võtta esimeseks üks väike ja selge töö, vaadata, kuidas see töötab, ja liikuda siis edasi. Nii näed tulemust kiiresti ja tead, mida järgmisena automatiseerida.
Automatiseeri tööd, mis korduvad sageli ja järgivad samu reegleid, ning jäta harvad ja iga kord erinevad tööd inimesele.
Millest alustada?
Vali sel nädalal üks tavaline tööpäev ja pane kirja iga töö, mis kordub. Märgi juurde, kui tihti see ette tuleb ja kui kaua see korraga võtab. Päeva lõpuks näed, millised on sinu ettevõtte suurimad ajaraiskajad ja kus kulub kõige rohkem aega. Alusta sellest tööst, mis kordub kõige sagedamini ja järgib kõige selgemaid reegleid. Nii on äriprotsesside automatiseerimine esimesest sammust peale väike ja hallatav. Kui tahad nimekirja kellegagi koos läbi arutada, saad broneerida tasuta 30-minutilise konsultatsiooni.
Ajasäästu kalkulaator
Avalehel saad arvutada, kui palju aega see sul kokku võtab.
